Penting, Pakai Rumus Excel Kalau Menghadapi Pekerjaan Seperti Ini!

Kalau artikel sebelumnya membahas kalau tidak perlu menggunakan rumus excel bila sifat perkejaannya hanya mencatat saja, Kemudian pertanyaannya kapan rumus excel harus digunakan? Untuk menjawab pertanyaan ini, tentunya kembali pada tujuan kita menggunakan excel. Sudah jelas kebanyakan orang menggunakan excel untuk mempermudah pekerjaanya.

Nah untuk mempermudah pekerjaannya, ada kebutuhan kebutuhan khusus yang menjadikan excel sebagai solusi yang tepat untuk menanganinya. Berikut merupakan kapan rumus excel akan tepat digunakan,

1. Menghitung Angka yang Kompleks

Pernah melakukan perhitungan rumus yang kompleks. Contoh saja misalkan, bila diminta untuk membuat kwitansi yang ada terdapat informasi terbilangnya. Ada sebuah transaksi misalkan pembelian buku seharga 600.000,- rupiah dan akan dituliskan menjadi "Enam Ratus Ribu Rupiah". Dengan tujuan mengurangi kesalahan ketik, maka diminta untuk membuat sebuah file excel yang bisa mengkonversi angka tadi. Bisa?

Jawabannya, bisa saja. Di sini kita melihat bahwa mengubah angka menjadi tulisan adalah sebuah proses yang kompleks, kita harus memeriksa, memilah, melihat, dan menterjemahkan angka angka menjadi sebuah tulisan.

Di situasi seperti inilah, kita membutuhkan rumus excel untuk dapat melakukan perhitungan angka yang kompleks. Bisa jadi misalkan kita mendapatkan tugas untuk menghitung yang melibatkan perhitungan akar (root-square), log, atau perhitungan persentase yang bersusun lebih dari lima kali. Melihat perhitungan seperti ini, tentunya penggunaan rumus excel adalah pilihannya tetapt.

2. Menghitung dengan Jumlah data Yang Banyak

Situasi lain adalah apabila kita diminta menghitung misalkan nilai maximun, minimum dan rata-rata, tetapi melibatkan ribuan jumlah data, misalkan. Jumlah data yang besar akan sulit dilakukan perhitungan manual satu persatu, tentunya membutuhkan waktu yang sangat lama untuk dapat menghasilkannya, belum lagi tingkat akurasinya.

Dengan menggunakan rumus excel, perhitungan dengan jumlah data yang sangat banyak akan sangat mudah dilakukan. Cukup dengan satu perintah SUM() misalkan sudah langsung dapat diketahui jumlah total dari deret angkat. Demikian juga dengan rumus excel seperti MAX(), MIN(), dan AVERAGE(), fungsi-fungsi ini akan sangat bermanfaat apabila kita perlu melakukan perhitungan dengan jumlah data yang banyak.

3. Melibatkan  Sumber Data Yang Tersebar

Lain lagi situasinya bila kita dihadapkan oleh beberapa sumber data, berupa file yang terpisah pisah. Misalkan kita memiliki data siswa di setiap tingkatan kelas contohhnya kelas 1,2,dan 3. Kemudian di setiap tingkatan kelas memiliki 3 kelas pararel misalkan. Total bisa  ada 9 file yang harus diolah. Kemudian diminta untuk menyajikan laporan dari masing-masing file yang digabungkan.

Terbanyangkan betapa merepotkanya pekerjaan ini bila harus dilakukan manual. Maka penggunaan rumus excel yang mengakses dari beragam file akan sangat membantu pekerjaan dengan cepat. Bila format data yang dimiliki seragam , pekerjaan akan jauh lebih mudah dengan memanfaatkan rumus excel.

4. Melibatkan  Angka yang sangat Besar atau Detail

Keadaan lain yang dapat membantu kita untuk menggunakan rumus adalah apabila melibatkan data yang sangat detil atau bahkan sangat besar. Misalkan perhitungan yang sudah melihatkan ratusan juta, hingga trilyun atau enam angka dibelakang koma. Perhitungan seperti ini membutuhkn ketelitian dalam mengelolanya, karena salah sedikit saja hasilnya akan jauh dari yang seharusnya.

Penggunaan rumus excel akan sangat membantu untuk perhitungan yang melibatkan angkat yang sangat besar atau angka yang sangat detil. Ketelitian dan akurasi angka yang dihasilkan dapat dengan mudah diverifikasi untuk memastikan kebenarannya.

5. Melibatkan  Perhitungan Berulang di Setiap Data Individual

Kondisi lain berupa perhitungan yang melibatkan data individual seperti setiap siswa, setiap data order, atau setiap transaksi yang membutuhkan perhitungan akan sangat terbantu dengan penggunaan rumus excel. Karena excel memiliki kemampuan untuk melakukan komputasi perhitungan sampai ke setiap cell data, solusi perhitungan data individual dapat diselesaikan.

Dari ilustasi keadaan di atas, satu kata kunci yang dapat digunakan untuk referensi dalam penggunaan rumus adalah apabila penggunaanya menjadikan kita bekerja lebih cepat dan lebih akurat.