Jangan Mau Ribet Mengolah Data Dengan Excel

Pernah terima sebuah file dari teman sekerja atau orang lain? Apa yang di lihat? Ribet. Susah memahami. Butuh waktu buat mencerna, apa sih maksudnya? Bagaimana perhitungannya. Pernah Dong? Ya, Itulah ribetnya mengolah data dengan excel.  Karena setiap orang memiliki cara kerja yang berbeda-beda sehingga hasilnyapun akan berlainan satu dengan yang lainnya.

Lalu, bagaimana caranya agar kita bisa mengolah data dengan excel secara efektif. Mau tahu? Simak penjelasannya berikut ini.

Membedakan Data dan Hasil Pengolahan

Kerumitan yang sering terjadi adalah bercampurnya antara data dan laporan yang disajikan. Apa bedanya data dan informasi?  Membedakannya mudah saja, data adalah input dan informasi adalah output atau hasil pengolahan data.

Kesulitan pertama biasanya bercampur antara data dan informasi yang dihasilkan.  Karena ingin cepat menghasilkan informasi, biasanya data dan perhitungannya menjadi satu sheet. Hal ini sebenarnya tidak jadi masalah. Tetapi kalau data atau informasi yang disajikan terlalu banyak, menjadikannya dalam satu sheet tidak tepat karena akan merepotkan pengaturannya. Saran terbaik, apabila data yang digunakan tidak terlalu banyak dan informasi yang disajikan sederhana penggunaan satu sheet untuk data dan informasi/laporan yang dihasilkan masih dimungkinkan.

Kesulitan kedua apabila data dan informasi terpisah, tetapi informasi lokasi dan struktur data tumpah tindih, sulit dilacak asalnya. Misalkan ada satu laporan di satu sheet, tetapi data tersebat di beberapa sheet tanpa informasi yang jelas, dan rumus yang saling terkait saling bolak balik, sehingga makin rumit untuk ditelusuri.

Sebenarnya pendekatan dengan membedakan antara data dan laporan/informasi ke dalam sheet yang berbeda sudah cukup baik. Namun yang perlu menjadi perhatian adalah kelengkapan informasi. Misalkan nama sheet jelas dan mewakili data atau informasi yang dihasilkan. Contoh kalau sebuah shet berisi data siswa, kita buat saja sheet menjadi nama siswa.

Tips  Mengelola Data di Excel dengan Efektif

Agar dalam mengolah data tidak ribet, berikut tipsnya.

1. Pisahkan Antara dan Data dan Informasi/Laporan.
   Untuk memudahkan perkerjaan dibedakan antara mana data yang untuk diolah dan laporan yang disajikan. Caranya dengan membuat sheet yang berbeda. Sehingga perubahan data tidak akan menganggu format laporan yang ada.  Ini adalah salah satu keuntungan dari memisah data dan laporan.
   
   Bila diperlukan pengolahan data sebelum menjadi laporan/hasil pengolahan data, sebaiknya tambahkan sheet baru yang menjadi tempat perhitungan, sehingga ada tiga sheets menjadi data, olah, dan laporan/hasil. Dengan menggunakan format excel ini, kita akan semakin mudah untuk mengolah data dan menyajikan pelaporan, terlebih kita jadi terstruktur dalam bekerja, mana di sheet mana data dimasukan, dan dimana laporan disajikan.
   
2. Beri Nama Sheet sesuai dengan Data/Informasinya
   Satu hal yang tak kalah penting adalah memberikan nama sheet sesuai dengan data atau informasi yang ada di dalamnya. Kebiasan orang untuk membiarkan dengan nama sheet seperti sheet1, sheet2, dan sheet3, akan membingungkan orang lain, apabila hendak memahami file excel yang ada. Dengan memberikan nama sheet yang sesuai bekerjapun akan lebih efektif dan orang dengan mudah cepat memahami struktur file excel anda.
   
3. Bila ada beberapa Laporan, sajikan Laporan Laporan dalam satu kelompok kemudian baru kelompok data untuk memudahkan.
   Bila bekerja dengan beberapa sumber data, misalkan data kategori barang (category), data barang satuan (item), data pengadaan (procurement) data transaksi (sales) dan beberapa laporan (laporan stock barang, laporan penjualan, laporan pembelian), sebaiknya dipisahkan dalam sheet yang jelas. Misalkan dengan mengelompokan data di sebelah kanan, dan laporan di sheet sebelah kiri.
   
4. Beri Urutan Sheet yang Jelas, misalkan Laporan, Data Satu, Data Dua, Data Tiga.
   Untuk bekerja dengan kelompok sheet, sebaiknya diberikan urutan yang jelas. Biasanya halaman pertama adalah laporan utama, sedangkan sheet berikutnya adalah data yang dibutuhkan untuk menyajikan laporan/informasi yang ingin disajikan.
   
5. Gunakan Rumus Berjenjang Secara terurut dari Data Sheet Pertama ke Kedua, dan berakhir di laporan.
   Untuk bekerja dengan laporan dan data, tentu dibutuhkan rumus-rumus excel yang digunakan dari data ke laporan yang dibutuhkan. Di situasi dibutuhkan sheet pengolahan data, sebaiknya dilakukan perhitungan berjenjang, misalkan dari data ke pengolahan data pertama, dari pengolahan data pertama ke pengolah data kedua, baru menghasilkan laporan/ informasi akhir.
6. Pisahkan File bila bekerja dengan data besar.
   Bila dibutuhkan bekerja dengan data dengan jumlah yang cukup banyak dan beragam. Pisahkan masing-masing data ke dalam beberapa file , dan buat satu atau lebih file laporan. Hal ini akan membuat kita bekerja lebih fokus, dan tidak menyebabkan excel kehabisan memory karena data yang digunakan sangat besar.

Demikian tips mengolah data dengan excel secara efektif terutama dalam memisahkan antara data dan laporan/informasi yang dihasilkan.