Pembuatan Jadwal Keberangkatan Penumpang dengan Excel

Pernah naik travel antar kota? Nah, kalau kita go show atau datang langsung ke tempat pemberangkatan, kita biasanya harus menunggu antrian untuk waktu keberangkatan. Betul?

Paling repot kalau ditanya kapan ya jadwal berangkatnya. Jawabannya bisa sekedar saja, "Nanti Pak/Bu, Lihat saja". Padahal kalau kita bisa membuat jadwal keberangkatan penumpang dengan excel, kita bisa dengan cepat mengetahui jam kerangkatannya. Sehingga penumpang bisa memutuskan kapan keberangkatan dan melakukan aktifitas lainnya.

Mengenal Rumus Excel Pembulatan

Sebenarnya untuk membuat jadwal keberangkatan ini sangat mudah dengan menggunakan fungsi excel. Dalam Microsoft Excel terdapat tiga rumus matematika untuk pembulatan. Pembulatan adalah proses untuk mengolompokkan pecahan dibelakang koma menjadi angka desimal contohnya adalah bilangan 3,14 menjadi tiga atau empat. Fungsi ini adalah ROUND(), CEIL(), dan FLOOR(). Ketiga nya memiliki karakter yang unik.

Rumus Excel ROUND() melakukan pembulatan sesuai dengan angka pecahannya. Bila pecahannya di bawah 0.5, misalkan 0.49999 maka rumus ini akan membulatkan ke bawah menjadi 0. Sebaliknya bila pecahanya diatas atau sama dengan 0.50000 maka angka ini akan dibulatkan ke atas. Contohnya adalah dibawah ini.

Rumus pembulatan edua adalah Rumus Excel FLOOR(). Rumus ini memiliki kriteria yang unik. Semua bilangan pecahan setelah angka bulat akan diabaikan, atau semua dibulatkan ke bawah. Sebagai contoh bila angkanya adalah 0.99999 maka dia akan dibulatkan menjadi 0. Demikian pula dengan pecahan 1.000001 akan dibulan menjadi 1. Contoh penggunaan dan hasilnya adalah sebagai berikut,

Dan rumus ketiga adalah Rumus Excel CEILING(). Fungsi  ini kebalikan dari rumus FLOOR. Semua angka pecahan akan dibulatkan ke atas. Contohnya 0.000001 akan menjadi 1, dan 0,999999 juga akan menjadi 1. Contoh penggunanya adalah sebagai berikut,

Dengan berbekal fungsi ini, kita akan menggunakan rumus excel FLOOR untuk mengelompokkan penumpang untuk menentukan jadwal keberangkan. Bagaimana caranya?

Membuat Jadwal Keberangkatan dengan Excel

Kita akan membuat simulasi perjadwalan keberangkatan sebuah travel. Dimana mobil travel akan berangkat per 2 jam. Satu mobil akan berisi 10 penumpang setiap kali berangkat. Dan keberangkatan dimulai dari jam 08.00. Di sana ada seorang petugas penerima pemesanan tiket yang menerima telepon. Setiap kali penumpang telepon, dia akan memasukan data ke sheet dan langsung mendapatkan jadwal keberangkatan dari penumpang yang memesan tiket perjalanan.

Kita mulai dengan membuat sheet data penumpang dan jadwalnya. Disertai dengan data aturan keberangkatan. Seperti berikut ini,

Setelah format data selesai, contoh data mulai dimasukan untuk nomor dan nama penumpang. Seperti pada contoh berikut ini.

Dari contoh data penumpang, mari kita otomatisasi jadwal keberangkatan dengan menggunakan rumus CEILING().

Pertama Bus berangkat mulai jam 8. Jadi rumus keberangkatan pertama adalah

Jam Berangkat = Jam Berangkat Awal +  Jarak Waktu Antar Mobil * Nomor Mobil

Jam keberangkatan sudah jelas, mulai dari jam 8, dan Jarak Waktu Antar Mobil adalah 2 jam, jadi Rumusnya adalah

Jam Berangkat = 8 + 2 * Nomor Bus

Sekarang kita mencari berapa nomor Bus nya untuk setiap penumpang.  Disini kita mengunakan rumus.

Nomor Bus = ( Nomor Antrian / Kapasitas Bus )

Kita sudah tahu kapasias bus, yaitu 10. dan Nomor Antriannya, sehingga rumusnya menjadi

Nomor Bus = Nomor Antrian / 10.

Mari kita coba hitung,
= 1 / 10  = 0.1
= 2 / 10  = 0.2
...
= 10/10  = 1.0

Nah disini kita bisa menggnakan fungsi CEILING() untuk membulatkan ke atas. Dengan karakter pembulatan 0.0000001 - 1.000000 menjadi angka 1, maka solusi penggunaan rumus CEILING akan tepat. Sehingga rumus nomor bus adalah adalah

Nomor Bus = CEILING(Nomor Antrian/10, 1)

Namun nomor busnya akan dimulai dari 1, 2, 3 dst nya. Sedangkan jadwal bus dimulai dari jam 8, maka nomor bus harus dikurangi 1, agar jam keberangkatan menjadi 0 dikali interval waktu 2 jam untuk tetap berangkat jam 8.

Sehingga jadwal rumus keberangkatan menjadi.

Jam Keberangkatan = 8 + 2 * ( CEILING (Nomor Antrian / 10, 1)  - 1).

Berikut ilustrasi di microsoft excel lengkap dengan rumusnya,

Kemudahan rumus ini, bisa mengubah ubah jadwal keberangkatannya, atau jarak antara waktu dan jumlah penumpang. Sehingga memudahkan untuk menyesuaikan kebutuhan. Semoga bermanfaat (jagoanexcel)

Cara Mudah Membuat Kartu Ujian dengan Foto di Excel

Tantangan kali ini tidak kalah menariknya, yaitu bagaimana membuat kartu ujian dengan foto di excel. Ya, salah satu prasyarat untuk mengikuti ujian, siswa harus membawa kartu ujiannya ke ruangan kelas. Di kartu ujian ini, dijelaskan data pribadi dan foto dari siswa yang menjadi peserta. Mau tahu caranya membuatnya? Yuk Simak.

Persiapan Data Kartu Ujian Siswa

Sebagai tahap awal dalam membuat kartu ujian ini, dibutuhkan data yang akan disajikan di kartu ujian.

Di sini kita akan membuat sebuah sheet, bernama data siswa. Di dalamnya berisi informasi nama siswa, nomor induk siswa sebagai referensi, tanggal dan tempat kelahiran, kelas, dan informasi lainnya yang dibutuhkan.

Selain itu dibutuhkan juga sebuah kolom data yang berisi foto. Ya foto, kita akan menggunakan foto sebagai salah satu yang ditampilkan di data kartu ujian.

Langkah 1. Menganti Nama Sheet

Langkah 2. Memberi Judul Kolom Sesuai Data

Langkah 3. Mengisi Data Siswa

Memasukan beberapa contoh nama siswa, kali ini kasus Running Man,

Langkah 3. Menambah Foto ke Dalam Tabel

Cukup menggunakan menu Insert > Picture. 

Pilih Gambar yang diinginkan

Atur agar masuk ke dalam satu cell.

Sekarang Data sudah lengkap. Langkah selanjutnya adalah menyiapkan layout.

Menyiapkan Layout Kartu Ujian

Untuk membuat layout kartu ujian, biasanya dilakukan dengan kartu ujian seperti berikut,

Langkah secara mudahnya adalah 

1. Ketik informasi yang diinginkan terlebih dahulu

2. Mengatur fomat tampilan seperti merge, center alignment, dan border.

Untuk optimasi, digunakan referensi nomor siswa di cell I5.

Mengatur Optimasi Tampilan

Untuk melakukan optimasi tampilan digunakan rumus vlookup dengan referensi yang berisi nomor siswa.

Untuk Nama Siswa, Tempat Lahir, Kelas dan Tahun digunakan fungsi Vlookup dengan mengacu data siswa yang sudah tersedia.

Pada gambar terlihat contohnya untuk mengacu referensi nama siswa.

Menampilkan Gambar Dinamis di Kartu Ujian

Tahapan terakhir adalah menampilkan gambar dinamis. Kali ini kita akan menggunakan object berformat gambar dan menggunakan rumus referensi INDEX() dan MATCH.

Berikut langkahnya.

1. Memasukkan Object

2. Memilih Tipe Object

Selanjutnya aplikasi MsPaint akan tampil, cukup tutup aplikasi dengan memilih tombol [X] di kanan atas. Di layar akan tampil kotak putih dengan formula berisi fungsi EMBED() seperti gambar berikut.

  

3. Rahasianya adalah Menggunakan Fitur Name Manager dan Rumus MATCH() serta INDEX()

Cara mengunakannya adalah sebagai berikut,

Penggunaan Referensi MATCH untuk menemukan posisi dari nomor siswa (di sheet Data Siswa Kolom A:A) yang diacu yaitu cell I5.

Untuk menjaga akurasi terkait perubahan data, diguanakan referensi absolute yaitu menggunakan tanda $ (dollar) untuk referensi cell.

=MATCH($I$5,'Data Siswa'!$A:$A,0)

Selanjutnya digunakan rumus INDEX() untuk mengacu gambar foto terkait seperti berikut

Rumus yang digunakan adalah array dari lokasi foto yaitu Kolom G:G di Sheet Data Siswa.

=INDEX('Data Siswa'!$G:$G,MATCH($I$5,'Data Siswa'!$A:$A,0))

Sekarang rumus referensi foto sudah selesai.

Untuk bisa dimasukan ke rumus di object, digunakan Name Manager, Caranya

a. Pilih Menu Formula > Name Manager

b. Memilih New Name

c. Memasukan Nama dan Rumus yang sudah dibuat.

Simpan dengan memilih tombol OK, dan Close Name Managernya.

d. Memasukan Nama Cell ke Rumus Object,

Selanjutnya gambar akan tampil pada layar.

Selasai latihan ini untuk membuat kartu ujian sesuai dengan nomor siswa yang telah dirancang. Untuk menganti siswa, cukup dengan mengganti nomor siswa di kolom I5. Semoga bermanfaat. (JagoanExcel)

Contoh Surat Cuti Pegawai di Excel - Cukup 15 Menit Bisa!

Dalam bekerja, instansi atau perusahaan memberikan hak tidak bekerja, atau yang sering disebut sebagai cuti tahunan dalam jumlah tertentu. Kadang yang merepotkan untuk mengajukannya adalah contoh surat cuti yang dapat digunakan.

Kali ini kita akan membahas bagaimana membuat surat cuti di excel dan lengkap dengan laporannya. Hal ini terutama untuk rekan-rekan yang bekerja di bagian Sumber daya manusia. Mari Kita Mulai.

Menyiapkan Data Karyawan dan Transaksi Cuti

Langkah pertama adalah membuat data yang akan digunakan, kali ini ada 2 sheet yang dibutuhkan yaitu data karyawan dan data transaksi cuti.

Data karyawan digunakan untuk menyimpan data pribadi seperti nomor induk pegawai, nama pegawai, posisi pegawai, unit kerjanya, nama atasan, dan posisi atasan. Tujuannya agar kita tidak perlu mengulang ulang memasukan data tadi dan mencegah kesalahan pengetikan. Berikut formatnya

Selanjutnya kita mendefinisikan data transaksi cuti yang isinya adalah lokasi dan kapan waktu pengajuannya, nomor induk pegawai sebagai referensi, kapan, berapa lama, dan dimana lokasi cuti. Semua data ini tersimpan di data transaksi.

Tujuannya adalah agar kita dapat dengan mudah memasukan data permohonan tanpa harus menganti data cuti untuk setiap pegawai. Nantinya kita akan gunakan nomor urut data transaksi cuti sebagai referensi.

Kita juga menambahkan tipe transaksi untuk memberikan referensi mana yang pengajuan dan mana yang jadi jatah cuti (atau saldo) untuk setiap karyawan. Berikut ilustrasinya,

Perlu diingat agar setiap karyawan diberikan transaksi saldo sebagai referensi awal hak cuti yang dimilikinya karena pada form laporan biasanya disebutkan berapa sisa cuti yang menjadi hak karyawan.

Sekarang data sudah selesai. Tahapan selanjutnya adalah membuat formulir pengajuan cuti.

Membuat Formulir Permintaan Cuti di Excel

Langkah selanjutnya adalah membuat formulir pengajuan cuti yang biasanya dicetak dan diajukan kepada kepada atasan untuk ditandatangani, Seperti biasa kita membuat layout seperti berikut ini,

Kita baru sama membuat form berlangganan, seperti biasa langkahnya adalah mengetikan informasi yang dibutuhkan kemudian mengantur format, seperti penggunaan merge, pengaturan font, mengatur alignment teks, menyisipkan baris dan mengatur ukuran cell.

Nah setelah selesai, baru kita memasuki langkap otomatisasi, dengan menggunakan formula. Perhatikan gambar diatas, di kolom H ada No Cuti. Lihat? Yang dibawahnya ada angka 2. Ya, itu adalah kode referensi yang akan digunakan untuk mengantikan nomor transaksi yang akan dicetak. Jadi kalau kita mengetikan permintaan cuti di sheet data transaksi cuti, maka kita dapat dengan cepat membuat formulir pengajuan cutinya dengan menganti nomor cutinya saja. Sederhanaka kan? 

Ganti nomor cuti, otomatis isi formulir pengajuan berlangganan akan mudah.

Untuk melakukan otomatisasi, kita menggunakan formula atau rumus excel bernama INDIRECT(). Rumus ini memiliki kemampuan untuk mengeluarkan nilai di sebuah excel dari referensi yang diberikan. Contoh kalau kita memiliki nilai di B2 sejumlah 1.000.000, dan kita akan mengacu ke cell itu kita dapat melakukan dua hal. Pertama langsung mengetikan rumus sederhana, =B2. Atau kita bisa mengetikan = INDIRECT("B2").

Ada perbedaan dari keduannya? Yang pertama kita mengetikan formula yang tetap. Jadi kalau kita mau mengubah ke cell referensi lain misalkan B10, kita harus mengetik lagi =B10. Namun dengan menggunakan formula INDIRECT, kita bisa misalkan menetapkan  C1 = 10, maka fomula indirectnya menjadi  = INDIRECT("B"&C1) dimana C1 mengacu pada angka 10. Kalau kita ganti C1 dengan akan 2, maka dia akan mengacu kembali ke nilai B2 semula. Semoga paham ya. Intinya indirect memberikan fleksibilitas kita untuk mengacu atau mereferensinya sebuah isi cell dengan mengatur inputnya secara sederhana.

Ini adalah ilustrasi pengunaan INDIRECT di pengajuan contoh untuk mengambil nomor induk pegawai di baris ke dua.

Di conoh diatas kita mau mengambil data transaksi cuti di baris kedua yang ada di sheet Transaksi Cuti di D3, maka karena inputnya dua, kita buat (1+2) yaitu 1+H3 dimana H3 adalah angka 2.

Selanjutnya dengan memiliki nomor induk pegawai ini, kita dapat gunakan vlookup untuk mendapatkan detil data pegawai. seperti contoh berikut,

Setelah melengkapi semua, selanjutnya adalah membuat laporan transaksi cuti.

Membuat Laporan Cuti Karyawan

Sebagai bagian akhir dari cuti ini, kita akan membuat laporan cuti berdasarkan data pegawai dan transaksinya.

Seperti biasa kita siapkan teks template atau layout laporan nya. Selanjutnya diatur formatnya agar sesuai kebutuhan, seperti berikut ini,

Setelah format selesai, selanjutnya adalah membuat otomasi laporan dengan menggunakan referensi cell, seperti berikut

Selanjutnya digunakan rumus excel SUMIFS untuk membuat hak cuti dari data transaksi yang dibuat. Karena di dalam data transaksi akan memiliki banyak transaksi, maka syarat atau kriteria yang dibuat untuk menghitungnya adalah jenis transaksi saldo, dan pegawainya sesuai dengan NIPnya. berikut contohnya untuk menghitung hak cuti,

Terlihat pada gambar ada dua kriteria yaitu nomor pegawainya harus sama dengan NIP (C5) dan Transaksinya harus "=Saldo".

Demikian pula untuk menghitung cuti yang telah diambil, kriterianya adalah harus sama NIP nya dan Transaksinya harus =Cuti.

Sedangkan saldo cuti adalah rumus excel pengurangan biasa yaitu Hak cuti dikurang jumlah Cuti yang telah diambil.

Selesai sudah laporannya. Apabila ada karyawan baru, silahkan copy satu baris cell ke baris berikutnya dan otomatis akan menghitung sendiri hasilnya.

Mengatur Cetak Laporan dan Formulir

Untuk memudahkan mencetak laporan dan formulir, gunakan fungsi set print area yang ada di menu page layout. Kemudian memilih menu ribbon print area dan menu set print area, seperti contoh terlampir.

Jangan lupa sebelum memilih menu, select dulu cell yang akan dijadikan satu tampilan. Bilamana masih terlalu lebar, gunakan set print area yang diperkecil.

Demikian tutorial membuat contoh surat cuti pegawai di excel. File dapat didownload di group facebook Jagoan Excel,.  Semoga bermanfaat (jagoanexcel)

Rumus Perkalian di Excel Untuk Memudahkan Pekerjaan

Bekerja dengan microsoft excel memang menyenangkan, dengan kemampuannya mengolah data yang jumlahnya sampai puluhan ribu, kita dapat dengan mudah menggunakannya. Apalagi dengan kemampuan rumus perkalian di excel yang sangat mudah digunakan, perhitungan dapat dilakukan secara cepat dan akurat. Mau tahu bagaimana cara menggunakan rumus perkalian di excel yang membantu anda untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat?

Mengenal Rumus Perkalian

Rumus excel sangat mudah dipelajari. Hal yang perlu diketahui pertama kali adalah, rumus menggunakan operator = (sama dengan) untuk memulai sebuah formulasi perhitungan. Iya tanda =, jadi kalau isi sebuah cell diawali dengan tanda =, maka ia berisi rumus. Namun perhatikan, kalau diawalnya diawali dengan tanda kutip tungal  ( ' ) maka isi cell hanyalah sebuah teks biasa.

Hal penting kedua terkait dengan rumus perkalian adalah tanda perkalian nya adalah bintang (*) bukan huruf x. Ya, untuk pengunaan di komputer, perkalian digunakan tanda *, bukan huruf x. Sangat berbeda dengan pengetahuan umum saat mengerjakan dengan kertas dimana tanda x adalah operasi pekalian. Jadi kita menggunakan tanda bintang * untuk melakukan perhitungan ya.

Selanjutnya yang penting diperhatikan ketiga adalah tanda ( ), kurung buka dan kurung tutup. Keduanya digunakan untuk mengatur bahwa perhitungan dalam tanda kurung dilakukan terlebih dahulu dibandingkan dengan yang dluar tanda kurung. Contoh misalkan (10+3)*100, maka perhitungannya dalah 10+3 menjadi 13, kemudian dikalian 100, maka hasilnya adalah 1300.

Pengunaan Rumus Perkalian

Dalam menggunakan rumus perkalian ada beberapa kombinasi dalam prakteknya, sesuai dengan kebutuhan kita masing-masing

Menghitung Rumus Perkalian Dua Angka Konstan

Angka konstan adalah akan yang sudah kita tetapkan contohnya misalkan 3.14 adalah konstantan untuk phi, atau hitungan laba 10% adalah sebuah kontanta. Penggunaan rumus jenis pertama ini adalah apabila yang digunakan adalah dua konstanta. Contohnya adalah misalkan menghitung rumus luas lingkaran dengan jari-jari 10 cm, maka kita dapat menuliskan rumusnya sebagai = 3.14*10*10. Jadi kita dapat mengisi cell di excel dengan langsung perhitungan langsung yang melibatkan angka.

Menghitung Rumus Perkalian antara Angka Konstan dan Isi Cell

Untuk menghitung misalkan sebuah angka yang akan diganti ganti untuk sebuah perhitungan, kita dapat memanfaatkan rumus perkalian yang melihatkan sebuah angka dan isi dari cell. Contohnya kita ingin menghitung keliling lingkaran apabila diketahui jari-jarinya. Dan informasi jari jari ini berubah ubah sesuai kebutuhan.

Menghadapi persoalan ini, kita bisa mengunakan cell A1 misalkan untuk isi jari jari. dan kita gunakan A2 untuk menghitung kelilingnya. Caranya langsung saja di A2 kita ketikan rumus keliling dengan mengacu pada isi cell A1, yaitu = 2*3.14*A1. Mudahkan. Kita bisa langsung mengetikan alamat cell yang kita ingin ketahui secara langsung.

Menghitung Rumus Perkalian Dua Isi Cell

Lain lagi apabila kita ingin menghitung rumus perkalian dengan mengunakan dua isi cell. Misalkan kita ingin menghitung luas sebuah bidang tanah. Terdapat informasi panjang dan lebar. Maka cara termudahnya adalah langsung mengalikan isi dua cell tadi.

Caranya adalah misalkan A1 berisi panjang, dan A2 berisi lebar. Maka A3 bisa langsung digunakan rumus luas yaitu panjang kali lebar yang berisi rumus = A1*A2. Mudah, kan?

Jebakan Kesalahan Rumus Perkalian

Meskipun rumus excel terlihat sederhana, kadang kala cara penggunaan yang tidak tepat mengakibatkan kesalahan dalam perhitungan. Contoh yang yang paling sederhana adalah pengabungan rumus pekalian dengan rumusan pertambahan dan pengurangan. Konsep dasar perhitungan di dalam microsoft excel memiliki prinsip dasar yaitu,

• Rumus perkalian dan rumus pembagian dikerjakan lebih dahulu sebelum rumus pertambahan dan rumus pengurangan. 
• Bila ada rumus perkalian dan rumus pembagian secara berurutan maka yang lebih depan dikerjakan terlebih dahulu. 
• Demikian pula untuk rumus pertambahan dan pengurangan. 
• Apalabila ada perhitungan dalam kurung maka yang dikerjakan adalah yang didalam kurung terlebih dahulu.

Nah,  dari prinsip ini, misalkan kita mau menghitung 25 kotak buah, yang setiap kotaknya berisi 10 apple dan 20 pear, berapakah jumlah buahnya.
Mari kita urai, untuk menghitung jumlah buah.
Ada 25 Kotak Buah
Setiap kota 10 apple dan 20 pear.
Berapa Jumlah Total
= 25 * (10+20)
Ini adalah salah satu solusi. ada solusi lain? Bisa saja dituliskan
=25*10 + 25*20
Hasilnya sama.

Tetapi hati hati, karena ingin cepat kita menuliskannya dengan
=25*10+20
Hasilnya pasti salah, karena hanya 10 apple yang akan dihitung 25 kotak, sedangan 20 pear akan dihitung satu saja.

Perlu diingat, rumus perkalian di excel itu mudah digunakan. Manfaatkan dengan baik untuk membuat pekerjaan Anda cepat selesai. Cepat pulang, berarti hemat listik di kantor dan lebih banyak waktu buat keluarga.

Cara Cepat Membuat Laporan Kas di Excel

Mau buat laporan pengeluaran dan penerimaan uang, tapi nggak tahu mulainya dari mana? Atau sudah pernah buat tetapi kelihatannya cukup rumit karena harus mengatur tampilan dan isi datanya. Ingin tahu cara cepat membuat laporan kas di excel? Ikuti tutorial berikut ini.

Laporan Kas adalah laporan keuangan untuk menjelaskan transaksi yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu misalkan harian, mingguan atau bulanan bahkan tahunan. Isinya detil transaksi yang dilakukan seperti kapan, apa yang dilakukan, termasuk apa debet/kredit, dan terakhir adalah saldo. Saldo ini terus berubah untuk setiap transaksi yang terjadi. Transaksi debet akan menambah saldo, dan transaksi kredit akan mengurangi Saldo. Biasanya di awal laporan selalu ada saldo awal untuk menunjukan nilai awalnya.

Sekarang mari dimulai untuk membuat laporan kas sederhananya,

Membuat Data Transaksi

Agar belajar excelnya dapat berjalan dengan baik, maka kita mengunakan prinsip menggunakan excel yang efektif. Pertama yang kita buat adalah struktur datanya. Kita akan membuat sebuah sheet yang berisi data transaksi kita. Isinya adalah waktu transaksi, jenis transaksi, keterangan dan nilai transaksi. Pertama adalah kita menganti nama sheet menjadi "transaksi" agar lebih mudah diingat dan dijadikan referensi.

Selanjutnya kita membuat table sederhana untuk data transaksi. Berikut ilustrasinya.

Sekarang kita sudah memiliki tabelnya, mari kita tambah beberapa transaksi didalamnya.

Sudah selesai bagian pertama menyiapkan data untuk laporan.

Membuat Laporan Kas di Excel

Bagian kedua adalah membuat laporan kas di excel. Caranya seperti yang dijelaskan di tips bekerja di excel secara efektif, kita membuat informasi laporannya  terlebih dahulu, baru dioptimasi dengan menggunakan rumus.

Berikut adalah layout tampilan yang akan dibuat,

Sekarang Layout sudah siap, selanjutnya kita optimasi dengan menggunakan rumus excel. Dimulai dari tanggal, kita gunakan rumus referensi =@alamat cell. Berikut gambarnya,

Untuk mengatur format cell, dapat langsung dengan menekan Ctrl+1 (tekan tombol control+angka satu bersamaan).

Selanjutnya rumus referensi informasi transaksi yang dilakukan. Ini dapat dilakukan sama dengan referensi tanggal.  =@alamat cell.

Nah, tantangan berikutnya adalah membedakan mana saldo, mana debet dan mana kredit. Kali ini kita buat saldo termasuk debet karena dianggal pemasukan awal. Sehingga kita hanya membedakan apakah transaksinya kredit atau bukan. Kalau bukan kredit atau debet nilai transaksi ditampilkan, kalau tidak, maka diberi angka no. berikut ilustrasinya.

Demikian pula untuk transaksi Kredit, apabila transaksi berjenis kredit, nilainya ditampilkan, bila tidak dianggap 0.

Langkah selanjutnya membuat rumus saldo, yaitu dengan mengacu pada saldo sebelumnya ditambahkan dengan nilai transaksi debet dan dikurangi dengan nilai transaksi kredit.

Selesai sudah, dan langkah terakhir adalah membuat penjumlahan tabular di bawah untuk total transaksi dengan menggunakan rumus excel  =SUM(), dan Saldonya adalah nilai Debet dikurangi dari Kredit. Ingat Untuk saldo jangan digunakan SUM tabular, angkanya akan salah.

Demikian cara kita membuat laporan kas sederhana. (JagoanExcel) Semoga bermanfaat. 

Jangan lupa Klik "Berbagi" di tombol dibawah ini agar teman yang lainnya bisa memanfaatkan informasi ini. 

Jangan Mau Ribet Mengolah Data Dengan Excel

Pernah terima sebuah file dari teman sekerja atau orang lain? Apa yang di lihat? Ribet. Susah memahami. Butuh waktu buat mencerna, apa sih maksudnya? Bagaimana perhitungannya. Pernah Dong? Ya, Itulah ribetnya mengolah data dengan excel.  Karena setiap orang memiliki cara kerja yang berbeda-beda sehingga hasilnyapun akan berlainan satu dengan yang lainnya.

Lalu, bagaimana caranya agar kita bisa mengolah data dengan excel secara efektif. Mau tahu? Simak penjelasannya berikut ini.

Membedakan Data dan Hasil Pengolahan

Kerumitan yang sering terjadi adalah bercampurnya antara data dan laporan yang disajikan. Apa bedanya data dan informasi?  Membedakannya mudah saja, data adalah input dan informasi adalah output atau hasil pengolahan data.

Kesulitan pertama biasanya bercampur antara data dan informasi yang dihasilkan.  Karena ingin cepat menghasilkan informasi, biasanya data dan perhitungannya menjadi satu sheet. Hal ini sebenarnya tidak jadi masalah. Tetapi kalau data atau informasi yang disajikan terlalu banyak, menjadikannya dalam satu sheet tidak tepat karena akan merepotkan pengaturannya. Saran terbaik, apabila data yang digunakan tidak terlalu banyak dan informasi yang disajikan sederhana penggunaan satu sheet untuk data dan informasi/laporan yang dihasilkan masih dimungkinkan.

Kesulitan kedua apabila data dan informasi terpisah, tetapi informasi lokasi dan struktur data tumpah tindih, sulit dilacak asalnya. Misalkan ada satu laporan di satu sheet, tetapi data tersebat di beberapa sheet tanpa informasi yang jelas, dan rumus yang saling terkait saling bolak balik, sehingga makin rumit untuk ditelusuri.

Sebenarnya pendekatan dengan membedakan antara data dan laporan/informasi ke dalam sheet yang berbeda sudah cukup baik. Namun yang perlu menjadi perhatian adalah kelengkapan informasi. Misalkan nama sheet jelas dan mewakili data atau informasi yang dihasilkan. Contoh kalau sebuah shet berisi data siswa, kita buat saja sheet menjadi nama siswa.

Tips  Mengelola Data di Excel dengan Efektif

Agar dalam mengolah data tidak ribet, berikut tipsnya.

1. Pisahkan Antara dan Data dan Informasi/Laporan.
   Untuk memudahkan perkerjaan dibedakan antara mana data yang untuk diolah dan laporan yang disajikan. Caranya dengan membuat sheet yang berbeda. Sehingga perubahan data tidak akan menganggu format laporan yang ada.  Ini adalah salah satu keuntungan dari memisah data dan laporan.
   
   Bila diperlukan pengolahan data sebelum menjadi laporan/hasil pengolahan data, sebaiknya tambahkan sheet baru yang menjadi tempat perhitungan, sehingga ada tiga sheets menjadi data, olah, dan laporan/hasil. Dengan menggunakan format excel ini, kita akan semakin mudah untuk mengolah data dan menyajikan pelaporan, terlebih kita jadi terstruktur dalam bekerja, mana di sheet mana data dimasukan, dan dimana laporan disajikan.
   
2. Beri Nama Sheet sesuai dengan Data/Informasinya
   Satu hal yang tak kalah penting adalah memberikan nama sheet sesuai dengan data atau informasi yang ada di dalamnya. Kebiasan orang untuk membiarkan dengan nama sheet seperti sheet1, sheet2, dan sheet3, akan membingungkan orang lain, apabila hendak memahami file excel yang ada. Dengan memberikan nama sheet yang sesuai bekerjapun akan lebih efektif dan orang dengan mudah cepat memahami struktur file excel anda.
   
3. Bila ada beberapa Laporan, sajikan Laporan Laporan dalam satu kelompok kemudian baru kelompok data untuk memudahkan.
   Bila bekerja dengan beberapa sumber data, misalkan data kategori barang (category), data barang satuan (item), data pengadaan (procurement) data transaksi (sales) dan beberapa laporan (laporan stock barang, laporan penjualan, laporan pembelian), sebaiknya dipisahkan dalam sheet yang jelas. Misalkan dengan mengelompokan data di sebelah kanan, dan laporan di sheet sebelah kiri.
   
4. Beri Urutan Sheet yang Jelas, misalkan Laporan, Data Satu, Data Dua, Data Tiga.
   Untuk bekerja dengan kelompok sheet, sebaiknya diberikan urutan yang jelas. Biasanya halaman pertama adalah laporan utama, sedangkan sheet berikutnya adalah data yang dibutuhkan untuk menyajikan laporan/informasi yang ingin disajikan.
   
5. Gunakan Rumus Berjenjang Secara terurut dari Data Sheet Pertama ke Kedua, dan berakhir di laporan.
   Untuk bekerja dengan laporan dan data, tentu dibutuhkan rumus-rumus excel yang digunakan dari data ke laporan yang dibutuhkan. Di situasi dibutuhkan sheet pengolahan data, sebaiknya dilakukan perhitungan berjenjang, misalkan dari data ke pengolahan data pertama, dari pengolahan data pertama ke pengolah data kedua, baru menghasilkan laporan/ informasi akhir.
6. Pisahkan File bila bekerja dengan data besar.
   Bila dibutuhkan bekerja dengan data dengan jumlah yang cukup banyak dan beragam. Pisahkan masing-masing data ke dalam beberapa file , dan buat satu atau lebih file laporan. Hal ini akan membuat kita bekerja lebih fokus, dan tidak menyebabkan excel kehabisan memory karena data yang digunakan sangat besar.

Demikian tips mengolah data dengan excel secara efektif terutama dalam memisahkan antara data dan laporan/informasi yang dihasilkan. 

Mau Tahu Bagaimana Mewarnai Cell Excel Secara Otomatis?

Mau Tahu Bagaimana Mewarnai Cell Excel Secara Otomatis? Kini ada jawabannya dengan mudah. Ya mudah, Hanya saja kita kadang belum tahu dan masih ingin mewarnai secara manual, satu-satu dikasih warna. Mau tahu bagaimana caranya biar tidak salah warna? Ini dia jawabannya.

Microsoft excel memiliki fitur yang namanya conditional formating. Dari namanya, dapat diterka kalau ini adalah kemampuan untuk mengatur format tampilan dengan syarat tertentu. Ya, betul! Conditional formating adalah kemampuan untuk mengubah format seperti format tampilan, warna tulisan, atau warna background, dengan kriteria tertentu.

Manfaat mewarnai Cell

Kapan kita perlu mewarnai cell? Tentunya tergantung kebutuhan. Warna mudah dikenali dibandingkan dengan angka atau teks, sehingga penggunaan warna berguna untuk mendapatkan informasi yang tersebar dan berjumlah banyak. Dengan mencari warna sesuai keinginan, kita bisa mendapatkan informasi secara cepat di cell tertentu. Contohnya, misalkan kita mencari sebuah angka hasil perhitungan dengan enam angka dibelakang koma  di antara dengan jumlah 20 kolom dan 20 baris. Tentunya akan lebih mudah kalau ada warna dibandingkan harus memeriksa satu satu. Kesimpulannya, bisa data yang tersedia dalam jumlah yang banyak dan tersebar, atau ingin hasilnya secara mudah dipelajari makan penggunaan cell yang berwarna akan sangat berguna.

Bagaimana Membuat Cell Berwarna Otomatis

Untuk lebih mudahnya, kita akan mengambil sebuah kasus memberikan warna berdasarkan nilai. Aturannya adalah kalau nilai 1-6 akan berwarna merah, 7-8 berwarna kuning, dan 9-10 berwarna hijau. Berikut langkahnya, setelah data terisi

1. Pilih semua cell yang akan diatur formatnya.
2. Pilih Tombol Conditional Formating
3. Pilih Manage Rules, ini semata untuk memudahkan, kalau hanya satu aturan bisa langsung menggunakan menu New Rules
   
4. Kemudian Pilih New Rules di Window Conditional Formating Rules Manager
   
   
5. Untuk membuat aturan sesuai kebutuhan kasus diatas, dipilih menu Format Only Cells that Contain. Maksudnya kita akan melakukan format data yang memiliki rentang nilai tertentu.
   
   
6. Setelah itu kita isikan angka awal dan akhir dari kriteria.
7. Langkah selanjutnya adalah melakukan format data, dengan memilih menu format.
   
   
8. Setelah memilih tombok OK, Selanjutnya dapat dilanjutkan dengan membuat aturan yang sama dengan urutan langkah di nomor ke-3.

Demikian cara kita mewarnai cell excel secara otomatis dengan mudah.